성공적인 삶을 위한 시간 관리 방법, "독일 사람들의 시간관리법" 리뷰

독일 사람들의 시간관리법, 로타르 J. 자이베르트, 중앙북스 

단순하고 합리적인 미니멀 라이프를 위한 책인 만큼 책 자체도 얇고 가벼웠지만, 그 내용은 결코 가볍지 않았다.

작고 저렴한 가격의 서적이므로 직접 구매해도 부담스럽진 않지만, 그 안에 어떤 내용이 있는지 간략하게 소개하고, 중요한 내용을 정리해보고자 한다. 

 

먼저, 내가 생각하는 이 책의 가장 중요한 문장은 아래의 문장이다.

p.13 성공한 사람들에게는 한 가지 공통점이 있다. 바로 그들의 인생에서 언젠가 한 번은 가만히 앉아 자신의 소중한 시간 자산을 어떻게 잘 써먹을 것인지 철저히 심사숙고하는 시기가 있었다는 점이다. 스스로 성공적인 삶을 이끌어 가려면 심사숙고 끝에 확립된 시간 및 인생관이 뒷받침되어야 한다.

이 책의 주요 내용은 시간 관리의 필요성과 중요성, 그리고 어떻게 시간 관리를 할 것인지에 대한 상세한 안내로 구성되어 있다. 책의 전체 목차를 확인하고 싶다면, 이 글의 하단을 참고 부탁 드리며, 이 글을 통해서 빠르게 얻어갈 수 있는 정보는 다음과 같다.

 

1. 데카르트의 소시지 전략(큰 목표와 계획들을 작은 행동으로 나누는 방법)
2. 하루 계획을 세우는 네 가지 방법
3. 일의 우선 순위를 정하는 법
4. 'ABC'분석 (순위별 소요시간 분석)
5. 업무 시작과 끝에서 해야 할 시간 관리 방법
6. 변화를 위한 방법

1. 데카르트의 소시지 전략

p.27
데카르트의 '소시지 전략' 큰 목표와 계획들이 작은 조각, 정확히 말해 작은 행동으로 나뉘는 것이다. 예를 들면, 당신의 목표가 '앞으로 규칙적인 운동을 하겠다'라면, (1단계) 먼저 이 계획을 가능한 자세히 써본다. 어떤 종류의 운동, 얻으려는 것은 무엇인지, 등 말이다.

2단계에서는 당신이 운동을 할 때 실제로 행할 지침들을 써본다. 스포츠센터 찾기, 일줄일에 두 번 조깅하기, 스포츠 동호회에 들어가거나 개인 트레이너 구하기 등등

3단계에서는 세부 사항들에 우선순위를 매겨 순서를 정한다. 제일 먼저 운동 종류를 선택하고, 그 다음으로 스포츠센터나 동호회 선택, 이어 적합한 운동화나 장비 구입을 선택한다. 이 세부사항들을 언제까지 처리할 것인지 정확한 시간을 기록한다.

4단계에서는 트레이닝 계획표, 체중계, 맥박 측정기 등을 가지고 실제 행동을 시작한다.

무언가를 시작할 때, 계획을 세워보지 않은 사람은 없을 것이다. 그러나 계획을 어떻게 세울지에 대해서는 알려진 바가 많지 않다. 나 역시 마찬가지로, 막연하게 '하면 되겠지', '일단 대충 해보고 계획을 세우던가 하자'라는 태도로 무언가를 시작했고, 흐지부지 끝나기 마련이었다. 데카르트의 '소시지 전략'을 활용한다면 좀 더 구체적으로, 실행가능한 계획을 세울 수 있다. 

 

이미 책에 예시가 잘 되어 있지만 나의 예시를 덧붙여 보자면, 나의 목표는 "앞으로 책을 읽고 독서 감상문을 써보겠다" 였다. 이 목표를 토대로 나는 다음 4단계를 간단히 작성해보았다.

 

1단계 - 계획을 가능한 자세히 써보기

• 여러 가지 책이 있겠지만, 요즘 따라 나태해진 것 같으니, 자기계발서를 읽어보자
• 그냥 소설책 읽듯 하지말고, 밑줄도 치고 내 생각도 추가하면서 책을 깊게 읽어보자
• 나중에 다시 책의 내용을 찾아보기 귀찮으니, 핵심 내용 위주로 기록하고, 내 이야기를 덧붙이자
• 어차피 글로 정리한다면, 블로그를 개설해서 나에게도, 타인에게도 도움이 되는 글을 써보자.

2단계 - 실제로 행할 지침들을 써보기

• 최소 2주에 한 권씩 자기 계발서를 읽는다. 
• 독서 시간 확보를 위해서 회사 점심 시간, 퇴근 후, 주말 등의 자유시간을 할애한다.
• 책을 읽을 때는 밑줄을 쳐서 읽고, 다 읽은 다음에 워크플로위를 활용하여 밑줄 친 내용을 기록한다.
• 밑줄 친 내용 밑에 내 생각을 기록하고, 주제별로 책 내용을 묶어서 정리한다.
• 작성한 내용을 블로그에 업로드 한다. 이 때 가독성을 높이기 위해 다양한 글쓰기 기능을 활용한다.

3단계 - 우선 순위를 정한다.

• 가장 중요한 것은 결국 책을 읽는 것. 뽀모도로 기법을 활용하여 집중하고, 책 읽는 시간 마련을 위해 노력한다.
• 어떤 책을 읽을 것인지 정한다. 화제의 서적, 혹은 내가 부족한 부분(정리, 시간관리, 인간관계 등)을 위주로 한다.
• 주말에 한번 씩 서점에 가는 날짜를 정해서, 서점에 다녀온다.

4단계 = 실제 행동을 시작한다.

• 읽고, 쓰자

이 책을 읽으면서 나의 목표와 실행 방안에 대해서 금방 작성할 수 있었다. 의외로 술술 적게 되면서, 머리속에서 구체화 되는 것을 느꼈다. 그 중에서 떠오르는 아이디어도 있을 것이며, 최초 목표였던 독서 감상문 작성이 블로그 운영으로 한 단계 더 발전했음을 확인할 수 있다. 이 글을 읽는 분들도 혹시 지금 목표하는 바가 있다면, 지금 바로 메모장이나 에버노트, 노션 혹은 손글씨를 써서라도 4단계를 작성해보길 추천 드린다.

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2. 하루 계획을 세우는 네 가지 방법

p. 35
계획이란 '시간을 얻는 것'이다. 실제로 해보면 알 것이다.
계획을 세우는 데 더 많은 시간을 투자한 사람이 결과적으로는
목표 달성까지 시간을 더 적게 들이고, 더 많은 여유시간을 가졌다는 것을.
하루 일과를 시작하기 전에 딱 8분만 계획을 세워보자. 그리고 그대로 실행해보자.
당신이 중요하게 생각하는 그 일에 쓸 수 있는 시간이 매일 '한 시간'씩 생겨날 것이다.

p.38
하루 단위 계획의 핵심은 '현실성'이다. 당신이 오늘 처리하고 싶고, 해야 하고, 동시에 할 수 있는 일만 포함되어야 한다.

하루 계획을 세우는 네 가지 방법
1. '오늘의 할 일'을 적는다. 하루 계획을 위한 양식에 당신이 그날 하고 싶거나 해야 하는 일 모두를 기입한다.

2. '소요 시간'을 적는다. 할 일 항목들 뒤에 필요한 시간을 대강 어림잡아 써두자.
정해진 업무에 대해 필요한 시간을 꼭 맞게 할당해두면 집중력이 상승하고, 그 시간만큼은 방해요소들을 거절할 수 있다.

3. '남는 시간'을 만들어두자. 주어진 시간 중 일부만 계획해야 한다.
연구에 따르면 총 업무 시간의 60% 정도가 적당하다. 조심스럽게 하자면 주어진 시간의 50%만 활용 계획을 세워둘 것.
나머지는 계획에서 넘친 것들을 커버하는 데 쓸 수 있게 남기는 것이다.
그렇게 해야 '시간이 없어서' 허덕거리는 상황을 방지할 수 있다.

4. '우선순위, 생략할 것, 타인에게 넘길 것'을 결정하자.
업무 강요에 휘둘리지 말고 현실적인 범위에서 할 수 있는 계획을 잡자.
우선순위를 정한다. 생략할 것을 결정한다. 동료나 가족이 대신 해도 되는 일을 선별한다.

혹시 나처럼 출근하자마자 밀려있는 일을 처리하기에 급급해서 계획을 세우지도 않고,
세울 시간도 없다고 말하는 사람들을 위해, 누구나 한번쯤 들어봤을만한 명언을 다시 소개 한다. 

 

에이브러햄 링컨은 다음과 같은 명언으로, 계획을 세우는 것의 중요성을 이야기 했다.
“나무를 베는 데 6시간이 주어진다면 나는 도끼를 가는데 4시간을 쓸 것이다.” 

 

나는 저녁형 인간이자, 아침잠이 많은 편이다.
다행히 출퇴근 시간이 자유로운 회사에 다니고 있는 덕분에, 다른 직원들 보다 조금 여유롭게 출근하는 편이다.
그래서 일찍 출근한 동료들의 메일과 메신저를 출근하자마자 확인해야 하는 상황을 매일 마주하는 나에게는
"하루 계획"이란 사치의 영역이었다.

 

늘 마음 속으로 계획을 세워야 하는데를 외치지만, '계획 세울 시간이 어디있어, 어차피 주어진 일이 뭔지 머리 속에 다 있고, 계획 세울 시간에 처리하면 되는데'라고 속삭이는 소리가 들려온다. 늘 이 마음의 소리를 따르지만, 매일 "중요한 일"은 끝내지도 못하고, 늦은 출근 시간 만큼이나 퇴근 시간은 더욱 늦어가고, 그렇게 늦은 퇴근 후 집에 도착하면 아무 것도 할 수 없을 만큼 적은 시간이 자유시간으로 주어진다. 아침 출근시간만 바꾼다면 흔한 직장인의 하루 일과일 수 있다.

 

저자는 이런 상황에서 해결책을 제시한다. 하루에 딱 8분만 투자하면, 1시간이 추가로 생긴다고 한다. 

마치 다단계 투자 혹은 주식 리딩방을 떠올리게 하는 듯한 문장이지만, 밑져야 본전이므로 나는 이를 따라해보기로 했다.

 

위에 적힌 4단계의 방법 중에서, 사실 1, 4 단계는 나도 이미 알고 있었고, 가끔 도전해보던 계획 세우기 방법 중 하나였다. 하지만 2, 3번 단계는 신선하게 다가왔다. 사실 루틴한 업무 외에는 소요 시간을 작성하기가 애매하지만, 일단은 앞으로 계획을 세울 때 소요 시간도 작성해봐야겠다. 과연 드라마틱한 변화가 있을지 궁금하다. 그리고 3단계의 '남는 시간'도 처음 접해보는 계획 세우기 방법이다. 늘 8시간 꽉 채워서 계획을 세우곤 했는데, 여유 시간을 50%나 두다니.... 일단은 중요한 업무 위주로 4시간 정도의 업무만 기록해보고, 나머지는 비워두기로 한다. 아직 적용을 해보진 않았지만, 변화가 있다면 여기에 후기를 남기도록 하겠다.

 

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3. 일의 우선 순위를 정하는 법

p.43
우리가 흔히 '성공했다'고 말하는 사람들은 우리와 크게 다르지 않다.
다만 한 가지 커다란 차이점이 있다. 그들은 일관되게 목표를 겨냥한 채로, 정해진 시간에 오직 한 가지 일만 처리한다.
또한 그러기 위해서 수많은 할 일들 중 우선순위를 분명하게 정하고 그 순서대로 일한다.
우선순위를 정할 때는 다음의 몇 가지를 염두에 두자

1. 반드시 내가 해야 하는, 중요한 업무를 먼저
2. 일을 할 때는 한 가지 일에만 집중한다.
3. 스스로 마감 시간을 정해두고 그 시간 안에 처리한다.
4. 다른 사람의 일을 억지로 떠맡거나 대신해주지 않는다.
5. 계획을 세운 단위('예를 들면 '하루 계획') 안에서 적어도 가장 중요한 업무 하나는 마친다.
6. 개인성과가 곧바로 측정되는 업무들은 미완결 상태로 두지 않는다.

나만 그러는 버릇일 수 있지만, 회사에서 일을 하기 너무 싫을 때는 급하지 않더라도 쉽고 덜 중요한 일 먼저 처리하곤 한다. 그러다 보면 일을 하게 되지 않을까 하는 막연한 생각에서 나오는 행동이다. 금방 끝나겠지 하는 안일한 생각과 행동으로 시간을 보내고, 무언가를 처리했다는 얄팍한 성취감에, 다음 일을 다시 하기 까지 시간이 꽤 걸린 적도 있다. 

 

"성공했다"라고 말하는 삶을 살기 위해서는, 저자가 강조한 것처럼 내 일상과는 반대로 시간관리를 해야 할 것 같다.

앞으로 나는 일단 먼저 "하루 계획"안에서 가장 중요한 업무 하나를 정하고, 그 업무를 가장 먼저 처리하도록 할 것이다. 이 업무를 할 때도, 소요 시간을 미리 기록하고, 마감 시간을 정해서 업무를 처리할 수 있도록 하여, 효율성을 높일 예정이다. 잘 할 수 있을지는 모르겠지만, 노력해봐야겠다.

 

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4. 'ABC'분석 (순위별 소요시간 분석)

P.45
'ABC' 분석(순위별 소요시간 분석)'을 활용하라
우리가 이미 완료한 일을 돌이켜보며 가장 중요한 업무(A), 그 다음으로 중요한 업무(B), 그다지 중요하지 않은 업무(C)로 분류해보자. 그런 뒤에 실제로 각각 A, B, C에 소요한 시간을 살펴보자.

이처럼 업무의 '중요도(가치있는 정도)'와 '실제 소요시간'을 비교하는 것을 ABC 분석(순위별 소요시간 분석)이라고 한다.
심플하고도 어려운 시간관리의 열쇠는 '계획한 목표들'을 '분명한 우선순위'에 따라 수행하는 것에 있다.

ABC 등급을 나눌 때는 다음을 참고하자. 
● A업무로 분류: 가장 중요한 일, 당신은 이 업무의 담당자이며 단독으로 또는 팀 책임 하에 업무를 수행할 수 있다.
● B업무로 분류: 중요도가 보통인 업무들이고 (부분적으로)위임도 가능하다.
● C업무로 분류: 당신에게 있어 가장 낮은 가치를 가진 일들. 그럼에도 업무량의 가장 많은 비중을 차지한다.

ABC 분석을 실제로 업무 시간에 적용할 때는 다음과 같이 계획을 짜보자.
● 하루 스케줄에는 A업무를 1, 2가지만 포함 시킨다(총 3시간 정도 소요)
● 거기에 추가로 B업무를 두세 가지 포함시킨다. (총 1시간 소요)
● 나머지 일들은 C업무로 처리한다 (총 45분 정도 소요)

직장인이라면 누구나, 별도의 ABC로 본인의 업무를 분류하지는 않더라도 본인이 해야 할 일을 중요도에 따라 분류하고 있으리라 생각한다. 하지만 ABC 등의 등급으로 나누고, 하루를 계획할 때 각 업무의 개수 등을 고려한 적은 없을 것 같다. 나 역시 그랬다. 이 내용은 위에 작성한 하루 계획 세우기와도 연계가 된다. 

 

앞으로 내가 실행해볼 하루 계획은 다음과 같이 진행할 예정이다.

1. 아침에 조금 일찍 일어나서, 혹은 출근 후 약간의 여유시간을 8분 정도 가지면서 하루 계획을 작성한다.
2. 이 때, 해야 할 일을 먼저 ABC로 분류하고, 마감 시간을 고려하여 A급 업무를 1~2개 정도 먼저 배치한다.
3. 그 후 B급을 3개 정도 배치하고, 나머지 C급 업무를 작성한다. 
4. 이 때 각 업무별 소요 시간을 대강 A급은 90분 씩, B급은 20분씩 배정하되, 합계 4시간을 넘기지 않도록 한다.
5. 회의가 없거나, 집중이 잘되는 시간 등, 가장 업무가 잘 되는 시간대를 확인하여 A급 업무를 그 시간에 배치한다.
6. 나머지 시간 대에 B급과 C급 업무를 기록하여, 금일 내 전부 처리할 수 있도록 한다.

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5. 업무 시작과 끝에서 해야 할 시간 관리 방법

p. 87
일에 뛰어들기 전에 차분하고 평온한 상태에서 하루의 목표를 세우자
● 목표에 따라 설계된 당신의 일정을 중요도와 긴급함을 고려하여 다시 한 번 살펴본다.
● 그날 주요 업무(A업무)를 위해 필요한 업무 준비를 마치고 관련 서류도 미리 준비한다.
● 몇 시쯤 잠시 휴식을 가질지, 점심 직후 휴식은 어떻게 할지 체크한다.

직장에서 서둘러 집에 돌아오기 전에 아주 차분하게 하루를 마감하고 마음속으로 귀갓길, 저녁식사, 여가시간을 생각한다.
● 목표달성을 고려하여 일정과 업무 할당량이 적절한지 비교해보아야 한다.
● 어떤 업무를 완결하지 못했고, 다음 날로 미루어야 하는지 검사한다.
● 하루 내내 미뤄두었던 잡다한 모든 일들을 집으로 향하기 전에 마칠 수 있도록 시도한다.
● 다음 날을 위한 일정을 세운다. 그렇게 해서 특히 자기 전에 '내일은 어떤 일이 닥칠까' 하는 불안한 생각을 하지 않을 수 있다.
● 내일 있을 가장 중요한 프로젝트는 미리 서류나 파일 등을 챙겨둔다.

앞서 4번 항목에서 작성한 내용은 하루 계획을 세우는 단계라면, 이번 5번 항목은 일을 시작하기 전, 그리고 일을 마친 후의 단계라고 볼 수 있다. 사실 하루의 목표를 세우는 단계는 출근길에 어쩔 수 없이 생각이 나기 때문에, 출근 전에 살펴볼 기회가 있긴 하지만, 퇴근 전에 일을 마무리하면서 계획을 마무리 하는 단계는 꽤 신선했다.

 

퇴근 시간이 유동적인 회사에 다니는 나는, 내 일이 끝났다고 생각하면 일이 끝나자마자 바로 퇴근 체크를 하고 컴퓨터를 끄고 나가기 바빴다. 하지만 이제는 그렇게 하지 않는다. 다시 업무 일지(Todoist)를 켜고, 오늘 달성한 일, 하지 못한 일을 살펴본다. 그리고 내일 해야 할 일에 대해서 미리 기록해둔다. 이게 가장 중요하다. 왜냐하면 어차피 내일 할 일을 모두 업무 일지에 기록해두었기 때문에, 퇴근 하고 나서도 일 생각이 나지 않는다. 마치 머리 속에서 그 일과 관련된 부분은 따로 떼어놓고 퇴근 하는 듯한 가벼운 마음이 든다. 이미 이렇게 실천하신 분들도 있겠지만, 만약 퇴근 후에도 내일 할 일 때문에 스트레스를 받는다면, 내일 할 일을 전부 적어두고, 중요도 및 시간대 등을 기록해둔다면 한결 편안한 마음으로 저녁 시간을 보낼 수 있을 것이다.

 

6. 변화를 위한 방법

p.91
● 당신이 앞으로 없애려는 시간도둑들의 리스트를 만든다.
● 당신이 서서히 없애려는 습관을 간단한 문서로 만들어 실행의 의무감을 가진다.
● 당신이 바꾸려는 것을 긍정문으로 쓰라. 예를 들어 "나는 지금부터 절제된 행동을 하겠다"라고 기록한다.
● 생활방식을 바꾼 뒤 당신이 갖게 되는 것들을 상상해보라.
● 당신에게 정말로 중요한 변화 한 가지에만 집중한다.
● 당신이 얻은 시간을 아름다운 일에 활용한다.

이 책을 읽고, 당장 시간 관리의 전문가가 되고 싶다. 라고 마음은 먹었지만, 역시나 사람은 관성의 동물이었다. 처음의 다짐은 온데간데 없이, 바로 예전처럼 돌아가려는 마음이 컸다. 하지만 변화를 위해서 점진적으로 개선할 수 있는 방법을 소개한다. 이 방법을 나도 다시 적용해서, 점차 조금씩 나아지는 하루 하루를 살아보려고 한다.

 

먼저 시간도둑 리스트를 하나씩 만들어보고 있다. 나는 은연중에 무의식적으로 행동하는 시간 도둑의 습관이 몇 가지 있다. 습관적으로 휴대폰을 열어서 인터넷 서핑을 하거나, 카카오톡 채널 등을 구경하거나, 쿠팡에 들어가서 살 만한 게 있는지 살펴보는 것 등이다. 아마 바로 고치기는 어렵겠지만, 시간도둑의 리스트와 없애려는 습관을 적어두고 수시로 들어가서 보게 된다면, 10번 중에 1번 정도는 줄일 수 있지 않을까 싶다.

 

특히, 단순히 "끊어내는 것"만 하는게 아니라, 무언가를 끊어냄으로써 마주할 수 있는 긍정적이고 행복한 시간들을 지속적으로 마주할 때, 나는 더 성장해나갈 것으로 생각한다. 누군가에게 이 글이 도움이 되기를 바라면서, 이번 글을 마친다.

 

전체 책의 목차는 아래에 기입해두었다. 그리고 이 책은 단순히 줄 글로 되어 있지 않고, 마치 MBTI를 하는 듯, 다양한 체크리스트와 테스트 등이 가득 포함되어 있다. 별도의 메모지나 노트 등을 활용할 필요 없이, 책에 직접 쓰면서 능동적으로 책을 탐구할 수 있게 구성 되어 있으므로, 관심 있는 분들은 책을 직접 구매하는 것도 나쁘지 않아 보인다. 책 내용과 관련해서, 혹은 내가 적용하는 방법에 대해서 더 궁금한 점이 있으시면 편히 댓글을 남겨주기 바랍니다.

 

목차

친애하는 한국 독자들에게 드리는 글 시작하는 글_ ‘당신의 성공을 위한 시간’ STEP 1_ 시간관리 진단하기 ‘잃어버린 시간을 찾아서’ 시간을 내라 / 시간을 지배하라 / 시간도둑을 잡아라 / 쉽고 효과적인 마인드맵 전략 / 시간을 쓰고 싶은 곳은 많지만 시간 없음 STEP 2_ 시간관리 설계하기 ‘세 가지 키워드: 목표, 계획, 우선순위’ 동기부여가 되는 목표를 세우자 / 목표-수단-분석 / 파레토의 법칙, 나만의 20% 찾기 / 목표 설정과 활동 계획 / 계획을 세웠다면 반드시 문서화할 것 / 오늘의 계획을 활용하라 / 우선순위를 정하라 / 일정관리 도구를 활용하라 / 셀프 테스트: 나는 어떤 유형의 조직원일까? STEP 3_ 시간관리 솔루션(1) ‘나만의 시간을 확보하는 전략’ 모노태스킹으로 시간 벌기 / 자신과의 일정을 잡아라 / 조용한 시간을 예약하는 법 / ‘아니오’로 한계를 그어라 / 업무 분담으로 한계를 그어라 / 아이젠하워 법칙을 따르라 STEP 4_ 시간관리 솔루션(2) ‘새로운 습관이 가져다주는 치유의 시간’ 당신의 성취능력 리듬을 이용하라 / 똑똑한 치유의 시간 갖기 / 당신의 시간은 스스로 통제하라 / 하루의 시작과 끝은 긍정적으로! / 일관성을 유지하는 법 / 새로운 습관을 길들여라